Comme beaucoup d’entreprises, les fins de trimestre sont synonymes de bilan et de définition des prochains objectifs. Chez Impala Webstudio, pour nous aider dans la démarche, nous nous appuyons depuis quelques mois sur le système EOS (pour Entrepreunarial Operating System), que j’ai découvert personnellement avec grand intérêt en 2016, lors d’une conférence animée par Marisa Smith dans les locaux de Hubspot à Boston.
Depuis, nous avons apprivoisé quelques-unes des méthodologies et outils d’EOS pour les mettre en place au sein de l’agence (le bouquin Traction a été mon livre de chevet pendant quelques semaines !) et nous procédons donc désormais à chaque fin de trimestre à notre session de “Quarter Review”.
L’objectif de ces sessions : faire le bilan des trois derniers mois écoulés, définir les objectifs clés et priorités pour les 3 prochains, et coucher sur papier notre plan d’actions.
Le déroulement de nos Quarter Reviews
Avant toute chose, 2 règles d’or
Chaque fin de trimestre, nous nous réunissons donc le temps d’une journée, pour réaliser notre “Quarter Review” (QR). Deux éléments sont importants à nos yeux pour réussir ces temps forts.
Premièrement, changer d’environnement.
Aussi beaux et confortables que vos bureaux puissent être, le simple fait de sortir de vos murs et de vous retrouver dans un nouvel environnement stimule l’esprit, et donne à cette journée quelque chose de spécial.
Pour ce QR, nous avions choisi de poser nos quartiers chez ClockWork, un lieu que nous avons découvert pour l’occasion et que nous vous recommandons chaudement ! Accueil et lieu au top, propice au travail et à la concentration…
Deuxièmement (et le changement d’environnement y contribue fortement), protéger votre journée de toute interruption ou de tout sujet extérieur.
Laissez vos emails et vos coups de fil de côté, indiquez si nécessaire à vos clients que vous serez absent à cette date. Bref coupez-vous du monde le temps d’une journée (destressez, la Terre ne s’arrêtera pas de tourner…), pour vous concentrer uniquement sur votre mission du jour.
Temps 1 : passage en revue des résultats
Après un court ice-breaker durant lequel nous faisons un rapide tour de table pour exprimer tour à tour ce que chacun a retenu de positif sur le trimestre échu, les difficultés rencontrées, et les attentes individuelles pour cette journée, nous commençons la journée par passer en revue les résultats obtenus sur les trois derniers mois.
Chiffre d’affaire réalisé, % de réalisation de notre objectif annuel, rentabilité, état du pipeline sales, résultats marketing, etc. Tous nos indicateurs clés y passent, sans langue de bois, avec cette volonté de donner à chacun et de manière transparente un état des lieux de la société et un aperçu réel de la concrétisation des efforts de l’équipe.
Temps 2 : passage en revue de la Vision
“Ensure everyone is on the same page”… tel est l’objectif de cette étape. S’assurer que nous soyons tous en phase sur là où l’on souhaite aller et emmener l’agence. Cela implique bien entendu que vous ayez défini et partagé à vos équipes la Vision de l’entreprise.
Malgré la difficulté de l’exercice, c’est un élément sur lequel nous avons travaillé l’année dernière, et qui nous paraît fondamental pour embarquer les équipes et avancer dans le même sens.
S’il s’agit là d’un sujet que vous n’avez jamais véritablement travaillé, le système EOS vous donne un cadre et quelques billes bien utiles pour vous concentrer sur ce point, puis établir et partager votre Vision auprès de votre équipe. C’est un vaste sujet, mais je me ferais un plaisir de m’y attarder lors d’un prochain post.
Nous procédons donc à cette étape à une piqûre de rappel en rappelant à chacun ce que l’on cherche à atteindre, et échangeons sur les éventuelles questions ou désaccords afin de les solutionner.
Temps 3 : identifier les freins et les difficultés que nous avons pu rencontrer, et qui nous empêchent aujourd’hui de réaliser cette “Vision”
Il s’agit ici de faire ressortir tour à tour les plus grandes difficultés que nous avons pu rencontrer lors de ces 3 derniers mois. Quelles qu’elles soient.
Mauvais process, blocage technique, mésentente, difficulté client, etc. Le but est ici d’identifier et de coucher sur papier ce qui nous a réellement freiné. Pour définir rapidement les actions à prendre et trouver les solutions pour éliminer ces difficultés.
Ce n’est pas un exercice facile, et il est tentant d’étouffer ce genre de sujets avec la naïveté de penser qu’ils disparaîtront tout seuls. Mais mettre le doigt là où ça fait mal est souvent le meilleur moyen pour trouver des solutions !
Temps 4 : définition des “Rocks”, les objectifs clés sur lesquels nous nous concentrerons durant les 3 prochains mois
C’est LE temps fort de ce Quarter Review. Définir les Rocks, c’est réfléchir aux objectifs principaux que l’on souhaite atteindre à l’issue du prochain Quarter et isoler les actions les plus importantes que nous souhaitons voir achevées à l’issue du trimestre (et bien entendu, qui nous permettront d’avancer vers nos objectifs annuels).
Le but final est de n’en sélectionner que 3 à 7, qui constitueront vos uniques priorités pour les 3 mois à venir.
Nous avons à l’agence 3 niveaux de « Rocks » : les Rocks à l’échelle de l’entreprise, les Rocks Marketing & Sales, et les Rocks à l’échelle individuelle.
Nous définissons d’abord les priorités à l’échelle de l’agence, puis traduisons ces priorités en terme d’objectifs Marketing et Commerciaux. Nous déterminons ensuite nos propres Rocks de manière individuelle.
Ce travail permet à toute notre équipe d’être alignés sur les mêmes objectifs, et de rester concentrés sur les priorités identifiées.
Nous procédons donc à un brainstorming pour lister un maximum de choses, que nous couchons ensuite sur des Post-It.
Temps 5 : le temps de la priorisation
Si comme nous vous êtes plutôt créatifs et rarement en manque d’idées, vous risquez peut-être de vous retrouver avec une dizaine, une vingtaine, voire une cinquantaine de sujets qu’il vous paraitra intéressant d’aborder durant les 3 prochains mois.
Plutôt encourageant, mais si vous êtes un tant soit peu lucide, vous avouerez rapidement qu’il vous sera impossible de tout faire.
C’est ici qu’intervient un outil redoutable d’efficacité : la matrice de Kimball.
Nous utilisons cet outil pour identifier très rapidement et très simplement les priorités à traiter, selon 2 critères : l’impact et la difficulté de mise en oeuvre.
Nous disposons donc chacune des idées – que nous avons donc listées auparavant sur des post-it- sur ce graphe, en fonction des 2 critères cités plus haut, en nous posant pour chaque idée ces deux questions :
- Quel impact cette action aura-t-elle sur l’atteinte de nos objectifs ?
- Quel niveau de difficulté (effort et temps) cela requiert-il pour la mettre en oeuvre ?
De cette manière, nous obtenons naturellement notre ordre de priorités, qui se révèlent de cette manière :
- Impact haut + Difficulté faible = Quick Wins
Naturellement, il s’agit ici de toutes les actions que nous réaliserons en priorité. - Impact haut + Difficulté haute = Investissements
Ces actions vont nécessiter plus de temps, mais auront un impact conséquent sur la réalisation de nos objectifs. Ce sont donc pour nous des « investissements » : à planifier après les Quick-Wins - Impact bas + Difficulté basse = Secondaires
Il s’agit ici d’actions qui peuvent éventuellement être traitées si le temps le permet, mais qui resteront quoi qu’il en soit secondaires. - Impact bas + Difficulté haute = À écarter
Difficiles à mettre en oeuvre pour un résultat faible voire nul : il est inutile de considérer ces actions (le temps est précieux…).
Une fois votre ordre de priorités établi, vous pourrez naturellement sélectionner les 3 à 7 priorités clés.
Même s’il est tentant de ne pas vous restreindre à ce maximum, je vous conseille tout de même de vous plier à cette règle. Vous en retirerez des bénéfices certains : vous serez moins éparpillés et plus concentrés sur ces objectifs, et gagnerez donc en efficacité. À trop vouloir faire de choses, on ne fait souvent tout qu’à moitié…
Une fois vos Rocks identifiés, essayez ensuite de les positionner sur une timeline pour les 3 prochains mois. Ceci vous donnera de la visibilité sur comment vous organiser sur le trimestre à venir, et surtout d’identifier les deadlines pour chacun des Rocks.
Temps 6 : traduire ces priorités en todo
Une fois les Rocks identifiés, nous procédons ensuite à l’élaboration de notre « Todo-list » : l’ensemble des tâches à effectuer pour achever ces priorités à l’issue des 3 mois à venir.
Nous utilisons pour cela Monday, un outil qui nous sert aussi au quotidien pour organiser le travail de l’équipe. En listant notre todo dans l’outil, nous pouvons ainsi avoir une visibilité précise sur tout ce que nous avons prévu de faire sur le trimestre et les deadlines précises.
Nous puisons ensuite dans cette todo pour organiser nos sprints hebdomadaires.
Une feuille de route claire et cadrée
Voici donc comment nous procédons lors de nos Quarter Reviews, qui rythment désormais la vie et la progression de l’agence. Les bénéfices que nous en retirons sont réellement perceptibles au quotidien :
- nous disposons d’une roadmap précise et concentrée sur des objectifs clairs, mesurés et spécifiques
- nous pouvons plus facilement identifier les éléments qui nous détournent des objectifs fixés et ainsi les écarter ou les planifier ultérieurement
- nous avançons collectivement dans la même direction
Avez-vous une démarche similaire dans votre entreprise ? Utilisez-vous des outils ou des méthodologies particulières pour fixer vos objectifs ?
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