La méthode Pomodoro : une technique redoutable pour travailler plus efficacement

Comment mettre en oeuvre la méthode Pomodoro au quotidien ?

Les outils

Le principe de la méthode Pomodoro est non seulement simplissime mais en plus de ça, elle ne requiert pas tout un attirail d’outils pour la mettre en oeuvre.

Commencez simplement par vous procurer un timer. 

Là dessus, à vous de choisir vos préférences, entre application mobile, application web ou pour les puristes, le minuteur tomate 🙂

J’utilise personnellement l’outil Toggl, un service de time-tracking que j’utilise au quotidien, et qui intègre une option “Pomodoro”.

Une fois l’option activée, l’outil lance le tracking par séquence de 25min et me signale discrètement lorsque la séquence est terminée.

Vous pouvez également jeter un oeil à l’application Be Focused, une application Mac et iOS dédiée au Pomodoro, plutôt simple et pratique à utiliser également.

Le process complet pour appliquer la technique Pomodoro

Pour appliquer la méthode Pomodoro, et surtout qu’elle soit efficace pour vous, je recommande généralement de passer par ces 5 grandes phases :

La planification

Au début de votre journée, prenez un carnet de notes, ou un simple fichier texte sur votre ordinateur, et écrivez quels sont vos objectifs clés pour la journée (idéalement, n’allez pas au-delà de 3 objectifs clés. Vous devez à la fin de la journée pouvoir vous dire : cet objectif est réalisé). Puis découpez ces objectifs en tâches. 

L’attribution de vos Pomodoro

Vous avez maintenant votre liste de tâches. Si vous travaillez par exemple 6 heures par jour (je parle d’heures vraiment travaillées, celles où vous êtes complètement concentré.e ;-)), cela représente 12 “pomodoro”.

Très simplement vous pouvez donc associer vos tâches à chaque pomodoro, en fonction du temps dont vous estimez avoir besoin pour les accomplir.

Par exemple, si votre objectif principal de la journée est de rédiger et publier un article de blog, vous aurez quelque chose de ce type :

Pomodoro 1 : réaliser le plan de l’article 

Pomodoro 2 et 3 : effectuer des recherches sur le sujet 

Pomodoro 4, 5, et 6 : rédiger un premier brouillon de l’article

Pomodoro 7 : éditer l’article

Pomodoro 8 : illustrer l’article et le planifier

Pomodoro 9 : écrire les messages pour les réseaux sociaux et les planifier

Le déroulé de vos Pomodoro

Dans l’exemple ci-dessus, j’ai attribué mes pomodoro de manière chronologique parce que le sujet le nécessitait (difficile en effet d’éditer un article qui n’est pas encore écrit), mais ce n’est pas forcément toujours le cas.

Si vos objectifs de la journée concernent des projets différents, ou si vos tâches n’ont pas forcément besoin de se succéder, vous pourrez organiser vos pomodoro comme bon vous semble.

Mon conseil : essayez la technique du timeboxing. C’est une technique qui s’associe naturellement à la méthode Pomodoro, puisqu’elle consiste tout simplement à organiser et visualiser votre journée en blocs.

Une fois le contenu de vos pomodoro définis dans l’étape précédente, vous n’avez plus ainsi qu’à les répartir dans votre agenda du jour, en fonction par exemple du contexte, du degré d’urgence, ou simplement de votre énergie.

« Get Shit Done »

Une fois votre journée planifiée, il n’y a pas de magie : abattez vos pomodoro !

Restez strict le plus possible sur la règle des 25 minutes : le but étant que les tâches associées à chaque pomodoro soient achevées dans le temps imparti. Vous verrez qu’en jouant le jeu, vous mettrez très vite votre perfectionnisme de côté 🙂

Rares cependant seront les fois où vous aurez terminé “au pomodoro près” le programme que vous avez prévu pour votre journée. Je dirais que ce n’est pas là l’essentiel, il ne s’agit pas non plus d’être rigoriste au possible. Mais vous constaterez très vite qu’en adoptant ce travail séquencé, vous abattrez bien plus de choses que vous n’auriez pu imaginer.

La rétrospective

À la fin de la journée, je vous recommande enfin de prendre 5 à 10 minutes pour passer en revue le résultat de vos efforts :

• qu’est-ce qui a été accompli et achevé ?
• qu’est-ce qui ne l’a pas été et pourquoi ?
• quels pomodoro ont “dérapé”, pour quelles raisons ?

Vous agrégerez ainsi un certain nombre d’observations qui vous aideront à vous améliorer, à mieux estimer et découper vos tâches, voire même à mieux les organiser.

Vous vous rendrez peut-être compte par exemple que vous êtes plus propice à être plus concentré et productif le matin : vous pourrez donc prendre en compte cette observation dans vos prochains pomodoro, en planifiant les tâches qui demandent beaucoup d’énergie le matin.  

Je vous recommande à ce propos la lecture de cet article de Naomi Dumford, ‘How To Stay Amazingly Productive On Low Energy Days‘.

L’article évoque la notion de ‘Ebb Time and Flow Time’. Au cours d’une journée de travail, notre niveau d’énergie, de créativité, de concentration n’est tout simplement pas constant. Et certaines tâches seront ainsi plus difficiles que d’autres selon que vous soyez « dans le flux » ou non.

En ayant conscience de ces moments de Flow, et des types de tâches à traiter, cela vous permet d’optimiser votre organisation et votre productivité.

Enfin, en plus de vous aider à contrer le multitâche et à rester concentré, la méthode Pomodoro permet d’aborder plus facilement les gros projets. 

On le sait tous, plus la montagne est haute, plus l’on se sent découragé… 

Songez donc à découper votre projet en sous-projets, puis en tâches. Dimensionnez ces tâches de sorte que chacune d’entre elles puisse être accomplie en l’espace d’un pomodoro. Lancez votre minuteur et… vous savez ce qu’il vous reste à faire !

Vous remarquerez qu’ainsi, vous accomplirez beaucoup plus de choses, et vous percevrez rapidement votre progression sur le projet.

Les bénéfices de la méthode Pomodoro

Si vous êtes régulièrement enclins aux distractions en tous genre, à papillonner entre vos tâches, vos emails, vos notifications, et les mille autres interruptions que l’on peut subir au cours d’une journée de travail. 

Ou si vous avez constamment l’impression de procrastiner, de ne pas avancer dans vos projets. 

Alors la méthode Pomodoro devrait vous aider à travailler de manière plus efficace et être plus productif.

Tout comme les méthodes agiles qui prônent le travail par itérations courtes, la méthode Pomodoro s’appuie sur ce même principe séquencé, et offre des bénéfices similaires : 

• plus d’efficacité : en travaillant sur des sessions courtes, bornées dans le temps, et durant lesquelles vous ne vous focalisez que sur une tâche essentielle, vous évitez la procrastination 
• plus de concentration : protégez vos pomodoro des interruptions et vous verrez à quel point votre esprit appréciera de travailler sans être dérangé !
• plus de productivité : vous abattez normalement plus de tâches
• plus de précision : visualiser combien de Pomodoros telle ou telle tâche a nécessité vous permet ensuite d’avoir plus de données sur le temps passé sur chaque tâche et d’obtenir une meilleure estimation pour les prochaines
• de meilleurs résultats : suivez la méthode Pomodoro sur plusieurs jours voire semaines et vous serez sûrement étonnés de l’avancement de vos projets !

Une chose très appréciable lorsque vous appliquez la technique Pomodoro : ce sentiment du travail accompli.

Vous le verrez, une fois lancé, vous vous sentirez vraiment boosté par cette sensation d’abattre les tâches et d’avancer concrètement. La boucle vertueuse est en marche : plus vous accomplirez de tâches, plus vous aurez l’envie de poursuivre.